직장이나 학교, 자료 수집 비번하게 일어나
학교에 근무하다보면 거의 매일같이 학년부장이나 교무부장이 뭐를 제출하라고 한다. 학년교육과정이야 한글파일로 메신저를 통해 제출하기도 하지만 단순한 명단이나 학생수 등은 메신저나 엑셀파일 등으로 전송하면 일일히 파일을 받아서 1개의 파일에 복사, 붙여넣기 하는 2차 작업을 한다.
수집자와 제출자 모두 편하게 작업, 스프레드시트 공유
하지만 구글 스프레드시트 공유를 통한 협업을 하면 양식에 해당부분을 입력해 업무의 속도가 빠르고 모바일로도 가능하며 학년부장이나 교무부장의 업무 경감이 이뤄질 수 있다.
1. 구글 계정 로그인
구글, Google 계정이 있다면 로그인한다. 처음 자료를 만드는 사람만큼은 계정이 없으면 무조건 만들어야 한다. 자료 입력하는 사람들은 구글 계정이 없어도 된다.
2. 구글 드라이브 접속
- 로그인한 첫화면 중 아래의 그림과 같이 드라이브를 클릭한다.
- 혹은 바로 구글 '스프레드 시트'를 클릭해도 된다.
3. 새로만들기 - Google 스프레드시트
드라이브 첫 화면 중 상단의 '새로 만들기'를 클릭하면 나오는 하위메뉴 중 'Google 스프레드시트'를 클릭한 후 엑셀파일 화면으로 들어간다. 일단 최상단에 제목, 파일 이름을 입력한다. 자신이 PC에 가지고 있는 엑셀파일도 업로드를 할 수 있다. 새로 양식을 만들기 귀찮으면 기존의 엑셀파일을 업로도한다. 파일 - 열기 - 업로드탭 순으로 엑셀파일을 가져올 수 있다.
4. 양식 입력
자신이 원하는 양식을 엑셀파일 형식으로 입력한다. 탭도 엑셀처럼 추가할 수 있다.
5. 우측상단 '공유' 클릭하기
공유하는 방법은 2가지가 있다. 이메일을 활용하는 방법과 단순한 링크로 활용하는 방법 2가지다. 링크를 활용한 방법은 또 2가지로 구분된다. 수집자가 보낸 링크와 웹에서 단순 공유를 통한 링크이다.
6. 이메일로 공유 요청하기
상대방이 구글에 가입을 하지 않아 구글 계정이 없거나 구글 계정 아이디 등을 잊어 먹었거나 구글에 접속하기 귀찬하거나 접속하기 힘들 경우네는 '링크로 공유 요청하기' 방법을 사용한다. 구글 계정에 접속하는 귀찮음으로 링크를 통한 협업이 더 빨라 권장하지만 보안성은 이메일을 통한 협업이다.
① 이메일 입력하기
② 권한 설정하기
협업을 해야 하기 대문에 권한을 '수정 가능'으로 설정한다. 다른 옵션은 단순한 댓글을 작성 가능하거나 편집이나 수정을 못하고 보기만 하는 기능이 있다.
③ '보내기' 클릭해 발송하기
7. 링크로 공유 요청하기
- 화면이 많이 변경이 되어 다시 작성하려니 힘드네요.
① 우측 상단 '공유가능한 링크 가져오기' 클릭
- 제한됨
- 뷰어, 댓글 작성자, 편집자
② 권한 설정하기
협업, 공동작업을 해야 하기 때문에 당연히 '-- 수정할 수 있음'을 클릭해 설정한다.
③ '링크 복사하기' 클릭해 복사하기
④ 이메일이나 문자, 메신저, 카카오톡, 카톡 단톡방에 붙여넣기
학교에서는 메신저가 있기 때문에 링크를 복사해 전송하면 된다. 하지만 학교에서 보면 늘 컴퓨터 앞에 앉아 있는 것은 아니기 떄문에 항상 가지고 다니는 스마트폰으로 링크를 전송하면 된다. 가장 많이 사용하는 카카오톡, 카톡 단톡방을 통해 1번만 링크 주소를 입력하면 된다.
6. 스마트폰을 위한 'Google 스프레드시트' 앱 다운받기
컴퓨터는 구글에 접속하면 바로 파일을 볼 수 있지만 스마트폰은 애플리케이션, 어플리케이션, 앱을 다운을 받아야 입력할 수 있다. 스마트폰이 소지하고 있다면 아무 장소에서나 스마트폰으로 항목을 입력할 수 있다.