직장에서 메신저로 언제까지 제출해 달라고 하면서 파일을 보낸다. 취합자와 담당자는 일일히 받은 파일을 열어서 복사 붙여넣기를 통해 1개의 파일과 문서에 내용을 입력하는 번거로움이 있다. 하지만 한글, 한컴오피스 협업 기능을 사용하면 문서를 외부에서 접속해 같이 작성할 수 있다.
1. 한글 프로그램의 상단 메뉴 중 편집을 클릭한다.
2. 상단 우측의 '오피스 커뮤니케이터'를 클릭한다.
3. 방법을 선택한다.
가. 넷피스 24 계정으로 시작
직장 내에서 넷피스 24 사이트에 가입해서 계정을 가진 직원은 거의 없을 것이다. 넷피스 24는 구글의 스프레드시트와 비슷한 기능을 하는 클라우드 문서 편집 사이트이다. 유료라 가입자가 별로 없다.
나. 넷피스 24 계정 없이 시작
왠만하면 계정 없이 협업을 하는 것이 좋다. 이메일 주소만 알면 되기 때문이다.
4. '넷피스 24 계정 없이 시작' 클릭한다.
가. 협업 시작
협업을 하려고 하는 처음 문서를 만든 사람이 클릭하면 된다. 이메일로 초청하는 메뉴가 나온다.
나. 협업 참여
초대를 받은 사람이 참여하는 창이다. 이메일에 숫자가 전송되는데 숫자를 입력한다.
5. '협업 시작'을 클릭한다.
가. 본인의 이메일을 '내 메일 주소'에 입력한다.
나. '초대할 사용자'에 상대방 이메일을 입력한다.
사람이 다수일 경우 쉼표(,)나 세미콜론(;)을 이메일 중간에 입력한다. 메일 주소 또는 '이름 <메일주소>' 형식으로 입력해도 된다. 한 번 입력한 이메일 주소는 자동으로 저장된다. 톱니바퀴를 누르면 주소록을 저장할 수 있다.
다. '메세지 추가' 클릭한다.
하고 싶은 말을 쓰면 된다. 언제까지 입력해 주세요 등 말이다.
라. '협업 초대'를 클릭한다.
6. 기타 사항
가. 협업 종료하기
- [협업 상황] 탭을 선택합니다.
- [협업 종료] 단추를 누릅니다.
- 협업을 시작한 소유자만 협업을 종료, 초대 받은 사용자는 [로그아웃]
나. 접속 환경 확인
인터넷 연결 여부와 관계없이 사용할 수 있도록 협업 환경을 자동으로 구성한다. [협업 상황] 탭의 [사용자 목록] 이름 옆에 표시되는 아이콘으로 접속 환경을 확인할 수 있다.
다. 동시에 문서 편집
개체 및 문단을 여러 사용자가 동시에 편집하는 경우 소유자, 사용자에 관계없이 편집한 순서대로 변경 내용이 협업 문서에 반영된다.
라. 도형 정렬 및 문단 스타일을 동시에 편집
동시에 도형을 정렬하려는 경우, 문서 소유자의 변경 내용이 우선적으로 문서에 반영되며, 하나의 개체 또는 동일한 문단에 대해 스타일 속성과 다른 속성이 동시에 변경되는 경우 스타일 속성이 우선적으로 문서에 반영된다.
마. 표 편집 내용 잠금 처리
다른 사용자가 선택한 표는 잠금 상태가 되며 잠금 상태인 항목을 선택하거나, 마우스 오른쪽 단추를 누르면 나타나는 메뉴에서 [잠금 해제 요청]을 선택하면 잠금 상태가 해제된다. 다른 사용자가 편집 중인 표는 잠금 해제를 할 수 없고, 편집이 완료된 이후 잠금 해제하여 표를 편집할 수 있다. 단, 표 안에 포함된 문단은 동시에 편집할 수 있다.
바. 문서 소유자와 사용자 간 글꼴 환경이 다른 경우
협업 상대방에게 없는 글꼴로 작성된 문서로 협업하여 문서 소유자와 사용자 간 글꼴 환경이 다른 경우 장평, 자간 등 서로 다른 글꼴의 속성에 의해 쪽 모양이 다르게 표시될 수 있다. 이러한 문제를 해결하려면 한/글에서 기본적으로 제공하는 글꼴을 사용하는 것이 좋다.
사. 로그아웃
사용자가 협업에서 [로그아웃]하고 문서를 저장할지 묻는 대화 상자에서 [저장 후 종료]를 누른 다음, 다시 [다른 이름으로 저장하기] 대화 상자에서 [취소]를 누르는 경우, 문서를 저장하지는 않지만 현재 협업과의 연결이 유지되고 있으므로 협업 화면으로 돌아갑니다.
아. 협업 종료
이와 반대로 사용자가 문서 소유자로부터 [협업 종료] 알림 메시지를 받고 [다른 이름으로 저장하기] 대화 상자에서 [취소]를 누르는 경우, 협업 연결은 문서 소유자에 의해 완전히 종료되었으므로 문서를 저장하지도 않고 협업 화면으로 돌아가지도 않습니다. 이 경우 편집하던 문서 내용이 완전히 소실되므로 주의해야 합니다.